Rok 2012

 

 

Wprowadzam jednolite zasady korzystania z telefonów komórkowych do celów służbowych przez pracowników Urzędu Gminy Skąpe.

 

§ 1. 1. Korzystanie z telefonów komórkowych do celów służbowych odbywa się na podstawie umowy użyczenia telefonu komórkowego.

2. Umowa, o której mowa w ust. 1 określa warunki i zasady korzystania ze służbowego telefonu komórkowego, a w szczególności:

a) kwotę limitu rozmów pokrywanych w całości przez Urząd Gminy,

b) czas trwania umowy,

c) zobowiązanie pracownika do pokrycia kwoty o jaką przekroczony zostanie limit, o którym mowa w lit. a.

3. Zasady pokrycia przekroczenia limitu określa § 4 niniejszego zarządzenia.

 

§ 2. 1. Umowę, o której mowa w § 1 ust. 2 sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których 1 otrzymuje pracownik, 1 – pracownik ds. kadr.

2. Wzór umowy określa załącznik Nr 1 do zarządzenia.

 

§ 3. Pracownik ds. kadr sporządza protokół przekazania służbowego telefonu komórkowego wraz z kartą aktywacyjną, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

 

 

§ 4. 1. Należności wynikające z otrzymanych faktur za korzystanie ze służbowych telefonów komórkowych są regulowane w całości przez Urząd Gminy. Jednocześnie stosowane są limity, których przekroczenie powoduje obciążenie pracownika przez Urząd poniesionymi kosztami powyżej limitu na zasadach niżej opisanych.

2. Limit miesięczny za korzystanie ze służbowego telefonu komórkowego jest to górna granica kwoty za abonament, z podatkiem VAT odnosząca się do jednego okresu rozliczeniowego w pełni pokrywana przez Urząd Gminy.

3. Limit pokrywa należność za abonament, połączenia telefoniczne, SMS (bez SMS specjalny) i inne usługi aktywowane dla danego numeru przez upoważnionych pracowników tut. Urzędu Gminy. Użytkownik służbowego telefonu komórkowego obciążany będzie pełnymi kosztami samodzielnie aktywowanych usług, kosztami połączeń z numerami 0-700... i kosztami wysyłania SMS specjalny.

4. W przypadku przekroczenia przez pracownika przyznanego limitu miesięcznego, o którym mowa w ust. 2 Sekretarz Gminy powiadamia niezwłocznie pracownika i Referat Finansowo Budżetowy. Referat Finansowo Budżetowy wystawia pracownikowi notę obciążeniową i potrąca należność wynikającą z noty, z przysługującego pracownikowi wynagrodzenia za pracę. Urząd Gminy uzyska pisemną zgodę Pracownika na dokonanie potrącenia.

5. Należność, o której mowa w ust. 4, na złożony pisemny wniosek pracownika skierowany do Wójta Gminy Skąpe może zostać rozłożona na raty płacone w okresach miesięcznych.

6. Pracownik przed dokonaniem potrącenia przez Referat Finansowo Budżetowy może wystąpić z wnioskiem do Wójta Gminy Skąpe z wnioskiem o nie potrącanie należności z tytułu przekroczenia limitu, jeżeli wykaże, że przekroczenie limitu nastąpiło w związku z rozmowami służbowymi. Wniosek powinien być zaakceptowany przez Wójta Gminy Skąpe.

 

 

§ 5. 1. Koszty z tytułu korzystania ze służbowych telefonów komórkowych, w tym także koszty zakupu, napraw, eksploatacji winny być uzgodnione z Pracodawcą.

2. Kontrolę wykonania budżetu, dotyczącą kosztów służbowych telefonów komórkowych sprawuje Skarbnik Gminy.

3. Zakupu nowych telefonów komórkowych, kart aktywacyjnych i akcesoriów dokonuje pracownik, który użytkuje służbowy telefon komórkowy po uprzednim uzgodnieniu z Wójtem Gminy.

 

§ 6. 1. Do podstawowych praw i obowiązków pracownika w zakresie korzystania ze służbowego telefonu komórkowego należy:

a) posiadanie włączonego służbowego telefonu komórkowego w godzinach pracy, poza godzinami pracy określonymi w Regulaminie pracy Urzędu Gminy, jak też w dni wolne od pracy (weekendy, święta),

b) nieudostępnianie osobom trzecim służbowego telefonu komórkowego, a w szczególności zabezpieczenie go przed dostępem osób trzecich,

c) utrzymywanie telefonu służbowego w należytym stanie technicznym, korzystanie z niego zgodnie z instrukcją obsługi producenta,

d) należyta dbałość o mienie Urzędu Gminy, jakim jest służbowy telefon komórkowy, w tym niezwłoczne informowanie przełożonego o każdym przypadku utraty służbowego telefonu komórkowego.

2. W przypadku utraty służbowego telefonu komórkowego użytkownik jest zobowiązany do natychmiastowego zablokowania numeru u operatora, a następnie zgłoszenia tego faktu Pracodawcy. Jeżeli utrata telefonu nastąpiła na skutek kradzieży, rozboju albo w innych okolicznościach wskazujących na popełnienie przestępstwa, niezbędne jest zgłoszenie tego faktu policji.

3. W przypadku utraty służbowego telefonu komórkowego z winy pracownika, pracownik ten ponosi wszelkie koszty związane z utratą telefonu.

4. W przypadku opóźnienia lub niedopełnienia obowiązków określonych w ust. 2 pracownik pokrywa należności wynikające z rachunku telefonicznego za okres od chwili zaginięcia lub kradzieży telefonu lub jego utraty na skutek ww. okoliczności, do chwili dopełnienia obowiązków określonych w ust. 2.

5. Służbowe telefony komórkowe wraz z akcesoriami powierzane są pracownikom z obowiązkiem zwrotu, w związku z czym ponoszą oni pełną odpowiedzialność materialną za szkodę powstałą w tym mieniu, w szczególności w przypadku uszkodzenia, zagubienia lub kradzieży. W takim przypadku pracownik zobowiązany jest także do pokrycia rzeczywistych kosztów poniesionych przez Urząd w związku z zakupem i przekazaniem do używania pracownikowi w zamian za uszkodzony, zagubiony lub skradziony telefon komórkowy lub akcesoria nowego telefonu komórkowego.

6. Użytkownik służbowego telefonu komórkowego może się uwolnić od odpowiedzialności materialnej, o której mowa w ust. 5, jeżeli wykaże (udowodni), że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych i dostarczy Pracodawcy w stosowne w tym zakresie dowody.

7. Decyzję o uwolnieniu pracownika od odpowiedzialności materialnej, o której mowa w ust. 5 podejmuje Wójt Gminy Skąpe.

 

§ 7. 1. Pracownik traci prawo do używania służbowego telefonu komórkowego z dniem:

a) cofnięcia przez Wójta Gminy decyzji o przyznaniu służbowego telefonu komórkowego. Osoba, której decyzja dotyczy obowiązana jest poinformować o tym fakcie pracownika ds. kadr.

b) wygaśnięcia lub rozwiązania umowy o pracę.

2. Z wyjątkiem przypadków, gdy Wójt Gminy Skąpe postanowi inaczej, pracownik Urzędu Gminy traci prawo do użytkowania służbowego telefonu komórkowego na okres:

a) urlopu bezpłatnego trwającego dłużej niż 30 dni,

b) urlopu macierzyńskiego,

c) urlopu wychowawczego,

3. Pracownik ds. kadr zobowiązany jest do nadzorowania sytuacji, o których mowa w ust. 1 i 2.

4. Użytkownik zobowiązany jest do zwrotu służbowego telefonu komórkowego wraz z akcesoriami w terminie 5 dni od dnia utraty prawa do jego używania. W przeciwnym razie numer telefonu zostaje zablokowany u operatora, a pracownik (lub były pracownik) zostanie obciążony kosztem usług za okres od dnia utraty prawa do używania służbowego telefonu komórkowego oraz kosztem aparatu telefonicznego odpowiadającym jego rzeczywistej wartości.

 

 

§ 8. 1. Za ewidencję rzeczową, rozliczenie pracowników i opis merytoryczny faktur VAT odpowiada Sekretarz Gminy, za obsługę techniczną odpowiada pracownik ds. obsługi informatycznej, natomiast za ewidencję finansową, wystawianie not obciążeniowych z tytułu korzystania ze służbowych telefonów komórkowych odpowiada pracownik referatu Finansowo Budżetowego.

2. Osoba, która przygotowuje listy płac pracowników zobowiązana jest do potrącenia z wynagrodzenia za pracę, na podstawie not obciążeniowych, kwot wynikających z przekroczenia ustalonych limitów.

3. Ewidencja rzeczowa powinna zawierać w szczególności następujące dane: imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu komórkowego, numer inwentarzowy, typ telefonu, numer karty SIM.

4. Ewidencja finansowa powinna zawierać w szczególności następujące dane: imię i nazwisko, numer telefonu, kwota miesięcznego limitu, wysokość faktury za miesiąc, kwota przekroczenia miesięcznego limitu.

 

§ 9. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia sprawuje Skarbnik Gminy.

 

§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.